Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Ingenieurdienstleistungen in den Bereichen Produktsicherheit und Zulassung von Schienenfahrzeugen zur Erbringung durch die Gesellschaft ROBOFLEET GmbH.

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Die folgenden AGB gelten ab 1. September 2026.

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01 | Geltungsbereich

Diese AGB regeln die Vertragsbeziehungen zwischen der Gesellschaft ROBOFLEET GmbH (im Folgenden „Auftragnehmer“) und seinen Kunden (im Folgenden „Auftraggeber“) bei Erbringung von Ingenieurdienstleistungen für Produktsicherheit und Zulassung von Schienenfahrzeugen und gelten für alle aktuellen und künftigen Verträge.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers gelten nur, wenn es ihrer Geltung seitens des Auftragnehmers ausdrücklich schriftlich zugestimmt wurde. Die Zustimmung ist auch dann erforderlich, wenn der Auftragnehmer seine Leistungen in Kenntnis der entgegenstehenden AGB des Auftraggebers vorbehaltlos erbringt.

Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, vom Vertrag zurückzutreten, falls der Auftraggeber unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen widerspricht. Die Ansprüche des Auftraggebers sind in diesem Fall ausgeschlossen.

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02 | Vertragsgegenstand und Leistungen

Als Auftragnehmer bietet unser Unternehmen ROBOFLEET GmbH Ingenieur-Dienstleistungen in den Bereichen Produktsicherheit und Zulassung für eine breite Palette von Schienenfahrzeugen an. Weitere Informationen zu unserem umfassenden Angebot sind auf unserer Website unter www.robofleet.de verfügbar. Unsere Angebote sind freibleibend und unterliegen unserer Lieferfähigkeit.

Ein gültiger Vertrag entsteht, wenn der Auftragnehmer das Angebot des Auftraggebers schriftlich annimmt oder sein eigenes Angebot schriftlich bestätigt. Änderungen oder Ergänzungen bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform, die von bevollmächtigten Vertretern beider Vertragsparteien unterzeichnet ist.

Mündliche Absprachen sind nur verbindlich, wenn sie schriftlich bestätigt werden.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die vertraglich vereinbarten Ingenieurdienstleistungen nach dem anerkannten und bei Auftragserteilung gültigen Stand der Technik zu erbringen. 

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03 | Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

Der Auftraggeber ist verpflichtet, bei Erbringung der Leistungen durch Auftragnehmer angemessen mitzuwirken.

Der Auftraggeber versorgt den Auftragnehmer vollständig mit allen für den erteilten Auftrag relevanten Informationen, Daten und Dokumenten in englischer oder deutscher Sprache, sofern nichts anderes vereinbart ist. Soweit erforderlich, stattet der Auftraggeber den Auftragnehmer mit den notwendigen Zugangsdaten und -berechtigungen für optimale Arbeitsabläufe aus.

Im erforderlichen Umfang informiert der Auftraggeber den Auftragnehmer über die beim Auftraggeber implementierten Prozesse für das Projekt-, Qualitäts-, Konfigurations-, Änderungs-, Anforderungs-, Dokumentations-, Sicherheits- und Zulassungsmanagement.

Der Auftraggeber holt ein und stellt bereit die sämtlichen erforderlichen behördlichen Genehmigungen, zivilrechtlichen Zustimmungen oder Freigaben.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, seine Mitwirkungspflichten im eigenen Interesse rechtzeitig zu erfüllen und darf hierfür keine Vergütung verlangen. Bei Nichteinhaltung oder Verzögerungen der Mitwirkungspflichten durch den Auftraggeber behält sich der Auftragnehmer vor, vereinbarte Leistungen zu späteren Lieferterminen entsprechend zu erbringen.

Der Auftragnehmer behält sich zudem vor, nach mehrmaligen Anfragen sowie nach Ablauf einer angemessenen Frist die Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen vorübergehend auszusetzen und diese nach eigenem Ermessen wieder aufzunehmen. Sonstige Ansprüche und Rechte des Auftragnehmers bleiben unberührt.

Erbringt der Auftragnehmer seine vertraglich vereinbarten Leistungen beim Auftraggeber vor Ort, stellt der Auftraggeber geeignet eingerichtete Büroräume, erforderliche Infrastruktur (beispielsweise Internetzugang) sowie Zugang zu seinen relevanten Einrichtungen zur Verfügung, ohne dass dem Auftragnehmer dadurch Kosten entstehen.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem Auftragnehmer eine angemessene Zeit und Gelegenheit zur Überprüfung der erbrachten Leistungen und, sofern erforderlich, zur Korrektur zu gewähren. Ausschließlich in dringenden Fällen, in denen die Betriebssicherheit gefährdet sein kann oder ein unverhältnismäßig hoher Schadensausmaß droht, oder wenn der Auftragnehmer mit der Mangelbeseitigung wesentlich im Verzug ist, ist der Auftraggeber berechtigt, den Mangel selbst zu beheben oder Dritte für Mangelbeseitigung zu beauftragen und die ihm dadurch entstandenen Kosten zur Erstattung durch den Auftragnehmer zu verlangen. In solchen Fällen ist der Auftragnehmer durch den Auftraggeber unverzüglich zu informieren.

Die alleinige Verantwortung für die Sicherung der Daten im Zusammenhang mit dem Auftrag an den Auftragnehmer liegt beim Auftraggeber. Der Auftragnehmer übernimmt keine Haftung für einen unbeabsichtigten Datenverlust infolge der vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen.

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04 | Vergütung und Zahlungsbedingungen

Die Vergütung für unsere Ingenieurdienstleistungen entspricht dem zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer schriftlich vereinbarten Angebot, einzelne detaillierte Leistungen werden in den Rechnungen des Auftragnehmers ausgewiesen.

Alle Preise sind Nettopreise in Euro zuzüglich der gesetzlichen, zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung gültigen Umsatzsteuer gemäß den gültigen EU-Vorschriften für die Berechnung und Zahlung der Umsatzsteuer.

Mit Auftraggebern außerhalb der Europäischen Union (EU) können andere Währungen als Euro zur Begleichung der Rechnungen des Auftragnehmers sowie Regelungen zum Wechselkurs und den dazugehörigen Gebühren vertraglich vereinbart werden.

Bargeldlose Zahlungen müssen innerhalb der Zahlungsfrist auf das im abgeschlossenen Vertrag angegebene Bankkonto des Auftragnehmers erfolgen. Das Zahlungsziel beträgt 14 Kalendertage nach dem Datum der Rechnungsstellung ohne Abzug, sofern keine anderen projektspezifischen Regelungen vertraglich vereinbart wurden.

Rechnungen des Auftragnehmers werden bei langfristigen Projekten monatlich ausgestellt und werden digital per E-Mail an die E-Mail-Adresse(n) des Auftraggebers gesendet. Der Auftraggeber trägt sämtliche Kosten, Gebühren sowie das Risiko im Zusammenhang mit der Überweisung des in der Rechnung des Auftragnehmers ausgewiesenen Rechnungsbetrages.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, Teilrechnungen dem Auftraggeber zu stellen sowie Abschlagszahlungen und zinslose Vorauszahlungen zu verlangen.

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05 | Termine und Fristen

Verbindliche Termine und Fristen für die Leistungserbringung müssen im gültigen Vertrag ausdrücklich als solche gekennzeichnet sein.

Bei Verzögerungen aller Art informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber schriftlich und schlägt neue, angemessene Fristen vor.

Der Auftragnehmer haftet nicht für die teilweise oder vollständige Nichterfüllung des beauftragten Arbeitsumfangs aufgrund von Umständen höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Brandschäden, Streiks, Epidemien/Pandemien sowie entsprechende gesetzliche oder behördliche Beschränkungen), die außerhalb des Einflussbereiches des Auftragnehmers liegen.

Beide Vertragsparteien haben sicherzustellen, dass die vertraglichen Verpflichtungen unter den gegebenen Umständen so schnell und so weit wie möglich erfüllt werden.

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06 | Geheimhaltung

Die beiden Vertragsparteien behandeln alle Informationen und Unterlagen, die sie während der vereinbarten Zusammenarbeit erhalten, vertraulich und verpflichten sich zur gegenseitigen strikten Geheimhaltung, beispielsweise in Form einer Geheimhaltungsvereinbarung, beispielsweise Non-Disclosure Agreement (NDA). Diese Verpflichtung gilt unbefristet auch nach Projekt- oder Vertragsende. Eine Offenlegung gegenüber Dritten ist nur mit schriftlicher Zustimmung vom Auftragnehmer zulässig.

Beide Vertragsparteien verpflichten sich, ihre Mitarbeiter sowie die beauftragten Dritten, entsprechend zu verpflichten.

Der Auftraggeber erklärt in Kenntnis und bewusster Übernahme der Risiken aus dem auftragsbezogenen E-Mail-Verkehr – insbesondere einer Datenausspähung durch unberechtigte Dritte im Rahmen der Datenübertragungen – sein Einverständnis damit, dass ein Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auch mittels unverschlüsselter E-Mails erfolgen kann.

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07 | Haftung

Der Auftragnehmer haftet nur für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz verursacht wurden. Soweit gesetzlich zulässig, ist Folgendes ausgeschlossen:

• Haftung bei leichter Fahrlässigkeit

• Indirekte Schäden oder Folgeschäden

• Verzögerungen, die durch Behörden, Prüfstellen oder Dritte verursacht werden

• Entgangener Gewinn oder Betriebsausfälle

• Verzögerungen aufgrund externer Genehmigungsanforderungen

Die Haftung ist auf den Auftragswert beschränkt.

Es wird keine Garantie für das Ergebnis, den Zeitrahmen oder die Genehmigungs-entscheidungen von Behörden oder Prüfstellen übernommen.

Eine Haftungsbeschränkung bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit durch den Auftragnehmer gilt nicht.

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08 | Abnahme und Gewährleistung

Als Abnahme gilt die dokumentierte Entgegennahme der vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen sowie die Anerkennung dieser Leistungen durch Auftraggeber als vertragsgemäß.

Die erbrachten Leistungen des Auftragnehmers gelten als durch den Auftraggeber förmlich oder je nach Vertrag stillschweigend abgenommen, wenn keine festgestellten Mängel dem Auftragnehmer vom Auftraggeber innerhalb von spätestens zehn Arbeitstagen detailliert (Zeit, Ort, Art) schriftlich mitgeteilt wurden.

Die Ingenieurdienstleistungen werden in Übereinstimmung mit anerkannten Regeln der Technik erbracht. Eventuelle Mängel müssen innerhalb von zwanzig Arbeitstagen schriftlich dem Auftragnehmer mitgeteilt werden. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Mängel zu beheben.

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09 | Eigentumsvorbehalt

Der Auftragnehmer behält das Eigentum und Urheberrecht an den gemäß dem Auftrag erstellten technischen Unterlagen, unabhängig davon, ob diese in Papierform oder elektronisch vorliegen, bis zum vollständigen Eingang aller Zahlungen sowie der Erfüllung sämtlicher sonstiger aus dem Auftrag gegen den Auftraggeber bestehenden Ansprüche.

Bei Zahlungsverzug des Auftraggebers und nach zwei schriftlich erfolgten und postalisch zugestellten Mahnungen des Auftragnehmers behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, sämtliche an den Auftraggeber übermittelte Unterlagen zurückzufordern.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Unterlagen sowie alle angefertigten Kopien in Papier- und elektronischer Form dem Auftragnehmer zurückzugeben. Ein Rücktritt des Auftragnehmers vom Vertrag ist dabei nicht automatisch gegeben, es sei denn, dieser wird vom Auftragnehmer akzeptiert und schriftlich erklärt.

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10 | Stornierung durch Auftraggeber

Bei Stornierung durch den Auftraggeber der im gültigen Vertrag vereinbarten Leistungen behält sich der Auftragnehmer das Recht vor, 50% des vereinbarten Angebotspreises in Rechnung zu stellen, sofern keine dokumentierte höhere Gewalt als Ursache der Stornierung vorliegt.

Sämtliche bis zum Zeitpunkt der Stornierung erbrachten Vorleistungen des Auftragnehmers, wie beispielsweise gebuchte dienstreisebezogene Leistungen oder Visumgebühren, werden dem Auftraggeber in voller Höhe in Rechnung gestellt.

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11 | Vorzeitige Beendigung des Vertrages durch Auftragnehmer

Der Auftragnehmer ist berechtigt, unter den nachstehenden Umständen vom abgeschlossenen Vertrag vorzeitig zurückzutreten oder diesen mit sofortiger Wirkung zu kündigen, wenn

• über das Vermögen des Auftraggebers ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde,

• Eröffnung eines Insolvenzverfahrens abgelehnt wurde, weil die vorhandene Insolvenzmasse die voraussichtlichen Verfahrenskosten nicht abdeckt,

• der Auftraggeber verpflichtet wurde, seine Zahlungen nicht lediglich vorübergehend einzustellen oder

• der Auftraggeber verstößt wiederholt in erheblichem Maße gegen die ihm obliegenden vertraglichen Verpflichtungen, einschließlich des zuvor angemahnten Zahlungsverzugs.

Dem Auftraggeber steht kein Schadenersatzanspruch zu, wenn der Auftragnehmer den Vertrag aus den oben genannten Gründen gekündigt hat.

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12 | Bestimmungen bei Personalüberlassung

Im Falle einer befristeten Personalüberlassung durch den Auftragnehmer an den Auftraggeber liegt die Verantwortung für die Bestimmung, Leitung und Überwachung des Einsatzes des überlassenen Personals beim Auftraggeber.

Der Auftraggeber haftet für das befristet überlassene Personal in gleichem Umfang wie für eigenes Personal.

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13 | Verjährungsfrist

Die Verjährungsfrist für Ansprüche des Auftraggebers wegen festgestellter Mängel beträgt zwölf Monate ab dem dokumentierten Zeitpunkt der Abnahme für die vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen durch den Auftraggeber, sofern keine abweichenden Vereinbarungen im zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgeschlossenen Vertrag getroffen wurden.

Die Regelungen zur Verjährung finden keine Anwendung bei vorsätzlicher Handlung des Auftragnehmers oder seiner groben Fahrlässigkeit. Des Weiteren gelten diese Verjährungsregelungen nicht für Ansprüche bei Verletzungen von Leben, Körper oder Gesundheit.

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14 | Datenschutz

Die datenschutzrelevanten und personenbezogenen Daten werden erhoben, verarbeitet und gespeichert aus der Notwendigkeit für die Planung und Durchführung des zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgeschlossenen Vertrages zur Erbringung von Ingenieurdienstleistungen, für Zwecke der Rechnungsstellung, für geschäftliche Kommunikation und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 (b) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Werden Subunternehmer vom Auftragnehmer beauftragt, wird der Auftraggeber darüber informiert. Die vom Auftragnehmer beauftragten Subunternehmer darauf hingewiesen, die Anforderungen der DSGVO verpflichtend einzuhalten.

Die erhobenen und verarbeiteten Daten werden beim Auftragnehmer für die Dauer bis zum Ablauf der gesetzlichen Gewährleistungsfristen gespeichert.

Zum Schutz der erhobenen, verarbeiteten und gespeicherten datenschutzrelevanten Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen durch Auftragnehmer angewendet. Die Verarbeitungsvorgänge werden in einem Verfahrensverzeichnis dokumentiert.

Der Auftraggeber hat gemäß Art. 15 ff. DSGVO das Recht auf Auskunft, Löschung und Widerspruch bezüglich seiner gespeicherten Daten.

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15 | Urheberrecht

Die vom Auftragnehmer erstellten projektbezogenen Unterlagen bleiben urheberrechtlich geschützt und dürfen vom Auftraggeber ausschließlich für das in der Beauftragung bezeichnete Projekt genutzt werden. Mit der vollständigen Zahlung der vom Auftragnehmer in Rechnung gestellten Vergütung erwirbt der Auftraggeber die Nutzungsrechte in dem vertraglich vereinbarten Umfang.

Sämtliche darüberhinaus gehenden Nutzungsrechte verbleiben ausschließlich beim Auftragnehmer. Eine Weiterverwendung der Arbeitsergebnisse oder deren Anpassung für weitere Projekte des Auftraggebers sowie eine Weitergabe an Dritte ist nur mit der schriftlichen Zustimmung des Auftragnehmers gestattet.

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16 | Schutzrechte Dritter

Bei Beauftragung des Auftragnehmers ist Auftraggeber verpflichtet, zu prüfen, ob durch Übermittlung von Projektunterlagen an Auftragnehmer und deren projektbezogene Anwendung Schutzrechte Dritter verletzt werden.  Der Auftragnehmer ist dazu verpflichtet, den Auftraggeber über Schutzrechte Dritter, die ihm bekannt werden, zu informieren. Der Auftraggeber stellt den Auftragnehmer von jeglichen Ansprüchen Dritter in diesem Zusammenhang frei und leistet Ersatz für den dokumentiert entstandenen Schaden.

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17 | Gerichtsstand, anwendbares Recht

Der ausschließliche Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem abgeschlossenen Vertrag ist ausschließlich der Sitz des Auftragnehmers.

Für alle Streitigkeiten, die sich aus diesem Vertrag ergeben oder in Zusammenhang mit diesem stehen, ist das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Anwendung des UN-Kaufrechts maßgeblich.

Der deutsche Vertragstext ist verbindlich, sofern der abgeschlossene Vertrag keine abweichenden Bestimmungen enthält.

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18 | Erfüllungsort, Gefahrübergang

Der Erfüllungsort der vertraglich vereinbarten Leistungen des Auftragnehmers ist der gültige Standort der ausführenden Stelle des Auftragnehmers, sofern sich aus der Art der zu erbringenden Leistungen nichts anderes ergibt.

Der Gefahrübergang richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.

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19 | Behörden, Bewertungsstellen und Prüfeinrichtungen

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Kommunikation mit Behörden und Prüfstellen, ist jedoch nicht verantwortlich für:

• endgültige behördliche Entscheidungen

• Prüfergebnisse

• zusätzliche Anforderungen seitens NoBo/DeBo/AsBo/ERA/NSA

• Verzögerungen, die durch externe Organisationen verursacht werden

Die Kosten für Prüfungen, Zertifizierungen und externe Begutachtungen trägt der Auftraggeber, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

 

20 | Höhere Gewalt

Ereignisse wie Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Rebellenaufstand, Änderungen der staatlichen Bestimmungen oder Störungen in den Lieferketten führen zu einer Aussetzung der Verpflichtungen für die Dauer des Ereignisses.

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21 | Fremdsprachige Fassungen

Die fremdsprachigen Fassungen unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die auf unserer Website verfügbar sind, sind lediglich sprachliche Übersetzungen dieser deutschen Originalfassung, die mit dem DeepL-Übersetzungstool (DeepL SE, www.deepl.com) erstellt wurden. Alle maschinell übersetzten Inhalte wurden von Kolleg:innen geprüft und verifiziert.  Die deutsche Originalfassung gilt als maßgeblich.

 

22 | Schlussbestimmungen

Sollten sich einzelne Bestimmungen dieser AGB oder des zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgeschlossenen Vertrags teilweise als unwirksam oder undurchführbar erweisen oder infolge von Änderungen der relevanten Gesetzgebung nach Vertragsabschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieser AGB und des Vertrags im Ganzen hiervon unberührt.

Anstelle unwirksamer oder undurchführbarer Bestimmungen sollen wirksame und durchführbare Bestimmungen in Kraft treten, die dem Zweck der nichtigen Bestimmungen inhaltlich möglichst nahekommen. Sollte der zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgeschlossene Vertrag Lücken aufweisen, werden die betroffenen Bestimmungen so ergänzt bzw. ersetzt, dass sie dem Zweck des Vertrages optimal entsprechen.

Die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgeschlossenen Verträge werden in zwei Originalversionen angefertigt, wobei jede Vertragspartei eine schriftliche Originalversion erhält.

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Ausgabe | September 2026​

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